开高效会议的八大要点
发布时间：8/16/2012 12:00:00 AM
会议是一种管理工具，对集思广益、消除误解、作出决策有着重要的意义。但是现在，公司的会议成为一种形式，一个累赘。有的会议议题繁多，只议不决；有的会议拖拉严重，形成了低效能的“大尾巴会”；有的会议，参加人数众多，陪绑现象严重；有的会议成为领导的“一言堂”，失去了会议的意义……如何才能开好一个高效的会议？我向公司的企管部提出以下八点建议：
1．主题要唯一
一次会议，就一个主题，最好。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题。
2．人员要相关
参会人员，一是要坚持“少而精”原则，与会议议题直接关联的人员参加即可。二是坚持“有效性”原则，具体的议题，让主责人员直接汇报，不要让领导代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现。三要坚持“决策权”原则，参加会议的人员一定要有决策权，主管领导有事派人员参加，也要赋予相应的权力。否则因为做不了主，造成议而不决，是人员成本最大的浪费！
3．事先要通报
要想会议高效，事先告知很重要。会议议题、准备资料、发言次序等都要在会议通知中告知为好。不要到会场后才知道是什么议题，没经过深思熟虑而作出决策，导致决策有误。重大议题应提前一天告知，广泛征求大家意见，开会时各抒己见，迅速作出决策，提高会议效能。
4．程序要准确
会议的程序很重要，关系到会议是否民主、有效。一是不要领导主持会议；二是不要领导先讲话，避免有的人“话里听音”拍马屁；三是该议的时候议，该决的时候决，该举手的时候举手，该签字的时候签字，尽可能在会上形成决议，不要事后补办，切实提高会议效能。
5．时间要紧凑
要事先规定会议时间，一个议题的会议时间一般不应超过一个小时。超过一个小时还形成不了决议，说明分歧较大，可以回去再准备，待二次再议，作出准确决策。人是有生物钟的，开会时间长了，大脑反应迟钝了，容易出错。
6．记录要完整
会议记录一定要完整、准确、可查、规范。从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，都要进行详细记录，以便备查，避免事后不认账。
7．纪要要及时
会议召开后，应在两日内发放会议纪要。会议纪要必须要做到完成目标的时间、责任人、结果标准、奖惩标准四落实。拖泥带水是企业执行力的大忌。所以，要及时贯彻会议精神，一是增强会议时效性，发挥会议的作用；二是可以趁热打铁，取得事半功倍的效果；三是避免节外生枝，导致不必要的麻烦；四是提高会议的效能，增强执行力。
8．决策要检查
会议决策情况的跟踪检查非常重要。首先是检查要及时。在会后的几天里，要检查有关部门对会议决议的贯彻落实方案。其次是定期查落实。对会议上制定的各节点都要进行检查。最后是决策完成后要进行及时的总结，好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。