人事档案管理
发布时间：12/3/2010 12:00:00 AM
当员工与企业建立劳动关系后，企业人力资源部应为该员工建立人事档案。
人力资源部对员工人事档案进行保管、检查核对工作，确保人事档案的完整与真实、有效，并对人事档案执行保密管理。同时，人力资源部门应出具相关的制度，约定人事档案的查阅、调阅、出具证明材料等操作流程。
大型的企业一般都有档案室来储存企业所有员工的档案资料，并委派档案管理人员进行人事档案的管理。档案管理员会按照一定的顺序对每卷人事档案进行科学地编号，以方便进行档案的查找与保管。但是，如果长期使用人工的方式进行人事档案管理，在管理上必将会面临很多瓶颈。如：管理员工作强度高，工作效率低下、无法长时间保存历史文件的原貌等问题。为此，人事档案管理的电子化是企业规范人事档案管理的必经之路。
利用电子化，档案管理员可以利用计算机，快速地检索出纸质档案文件的存放位置。同时，对一些泛黄的历史比较久远的资料，可以进行扫描，将电子扫描文件上传至人事档案管理系统中。目前，许多人事档案管理系统都具有如上所述的功能。人事档案管理功能非常强大，不仅可以记录所有员工的档案及履历信息，而且员工档案信息中的项目名称和内容可以根据企业的实际需要进行自定义设置。值得一提的是，HR管理者经过授权，可以自由设定公司的组织架构和字段名称，并做数据规范，这样在做新员工信息录入的时候，很多关键的公司信息可以通过点选的方式进行，同时，系统会自动根据公司的组织架构对输入的数据进行逻辑校验。
有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，是企业稳步发展的保障。