人力资源管理信息化需要关注的非技术因素
发布时间：7/9/2010 12:00:00 AM
信息化人力资源管理系统是涉及管理机制、业务重组、流程再造、信息技术、网络技术等多个方面的复杂系统工程，需要参与系统规划、建设、实施、运维和应用的人员具备复合型知识结构、丰富的管理经验、全面的协调能力。在系统建设和应用过程中，需要随时规避和处理系统建设中的诸多问题。笔者在多年建设和应用信息化人事和人力资源管理系统过程中，经常遇到一些直接影响系统建设进程和应用效果的非技术性问题，需要引起高度的重视。
一、建立信息内容集中存储、分工维护、授权访问、充分共享的管理制度。人事信息具有很强的保密性和敏感性，在以往的工作模式下，单位的人事信息往往由人事部门按照职责分别保管，各司其职、各负其责，信息很难查阅和共享。信息化的管理模式下，首先需要有效地整合和管理人力资源信息、业务管理信息，将信息内容标准化、规范化、电子化，并采用数据库的方式统一存储、充分共享。管理方式的改变，必然需要管理机制和管理模式的调整，因此，在规划和设计信息化人力资源管理系统时，需要合理规划和设计信息采集、加工、维护、管理、访问的各个环节，制订有效的管理制度和流程，使信息内容管理工作与日常的人事业务工作紧密结合，明确分工、责任到人，才能确保信息维护及时到位和信息访问安全。
二、建立自动更新维护信息内容的机制。信息内容管理是信息化管理的基础，信息内容的完整、准确、规范是信息化系统长期稳定运行的前提。而在管理系统实际应用中，大多数的用户对信息内容的需求远大于维护信息的热情，他们只是关注职责范围内的业务工作，对信息结构体系和维护信息内容不感兴趣。对于他们来说，有了信息管理系统以后，信息数据唾手可得、准确可靠是顺理成章的，但是维护信息是痛苦的、难以承受的，总希望别人维护信息，然后方便自己使用。因此，一些单位虽然制定了比较详尽的信息管理制度，但难以有效的执行，最终由于数据库的信息内容得不到及时、有效地维护，使得信息管理系统被搁置和弃用的现象经常出现。因此，在建立信息内容维护的相关制度的同时，还需要建立有效的信息维护机制和业务流程，在制度层面解决谁来维护的问题，在业务层面解决怎样维护的问题，尽量通过合理的业务分工和自动化的后台存取机制实现信息维护，将人为的因素降至最低限度。笔者所在单位规划和建设信息化管理系统过程中，曾经采用把信息更新维护机制与业务流程相结合的办法，在用户使用业务流程办理业务的过程中，由系统后台按照预定的规则自动获取新产生的业务信息项，并自动、实时地更新维护到数据库中，使计算机能够代替人工完成大量的枯燥的信息维护工作，一方面保证了信息维护的及时和准确，另一方面减轻了信息维护的工作强度，取得了良好的效果。
三、关注非结构化数据的管理。国内厂商开发的信息管理系统多数都是以管理结构化信息内容为主，很少涉及非结构化信息内容。按照业内的普遍看法，在实际的业务工作中，文档、图片、表格、音视频文件等非结构化信息占总信息量的80%，能够被加工整理成结构化信息的只占20%左右。因此，在信息化管理系统中应高度关注非结构化信息的新建、编辑、存储、传递和使用，需要把非结构化信息与结构化信息进行有效的关联，并实现两种信息形式的统一检索。
四、注重实现人事信息的共享和集成。人事信息数据是单位和企业信息化的基础，一方面可以为人事和人力资源管理工作提供工作的依据，另一方面也可以为各方面的管理提供有力的支持。例如，在单位和企业建设各种信息化系统时都需要实时、规范、准确的组织机构信息、职责岗位信息、人员信息、客户信息等，而这些恰恰是信息化人力资源管理系统的管理内容。因此，在规划信息化人力资源管理系统过程中，要高度重视与其它应用系统的接口，以资源服务的形式为其它应用系统提供机构、岗位、人员等方面的信息，在扩展人力资源系统应用范围的同时，充分发挥系统的综合效益。
五、信息的使用应以推送为主。国内厂商开发的信息化人力资源管理系统，应用功能基本上都是以用户手动访问为主，需要用户具备数据结构、数理逻辑等方面的基础知识，很大程度上限制了用户的使用。因此，在设计系统应用功能时，应从易用的角度出发，深入分析用户的应用场景和工作习惯，采用按照职责、岗位、角色等因素，对象化地组织和绑定应用功能、推送业务数据，提高用户获取信息的自动化程度。例如，决策支持和领导查询类的应用功能，就需要从宏观的统计数据入手，采用信息钻取的方法逐级获取更为详细的信息，尽量避免使用组合查询、逻辑运算符等信息访问方式。
六、实现系统应用功能需要用户和开发人员的理性配合。目前国内的信息化人力资源管理系统建设多数是采用项目开发方式，多数厂商为了赢得合同，会在解决方案中表述得无所不能，在招标谈判中对用户百依百顺。而事实上，受核心技术不具备、开发平台不完善、业务理解不透彻等多方面的影响，最终能够实现的应用功能，基本上只占全部需求的80%，会有20%左右合同规定的应用功能难以实现。因此，需要用户方事先了解并理性对待这一普遍存在的问题，加大参与和协调力度，适当调整业务形态、运行流程、操作习惯，合理规避系统开发过程中遇到的技术难题，共同促进系统建设工作的顺利进行。应尽量避免出现死抠合同，使得开发商骑虎难下，项目建设停滞不前的困境。
七、信息化管理是管理变革的过程，不可能一蹴而就。信息化是融合先进的信息技术、网络技术、管理知识、最佳实践，不断改进管理工作中的组织结构、岗位分工、管理流程、管理工具，以期灵活适应单位和企业内外部环境变化，实现管理效能的最大化。但是，目前许多人力资源管理系统提供商为了打动用户，在用户选型过程中把系统的作用说得无所不能、天花乱坠，很大程度上对用户造成了误导，以为只要拿出一笔钱、买一个软件、建一个系统就可以立竿见影的提高管理水平，其最终结果往往是事与愿违。因此，用户在规划建设信息化系统时，一定要从本单位或企业的实际情况和管理现状出发，科学、理性的制订推进信息化管理的目标和步骤，有效协调管理模式、业务流程、岗位分工、用户体验、应用功能等各种要素，平稳有序地推进信息化管理。
八、适用才是最好的。目前国内的信息化人力资源管理系统建设多数是以项目开发的方式进行，用户往往只是在拟订需求的环节对系统建设工作有发言权。由于系统建设工作的不可逆性，很多用户抱有一次性把需求提得尽可能全的心态，最终造成很多功能点脱离了管理的实际和应用的能力，加大了系统建设的投入和风险。而在实际使用系统时，一方面功能不足体现出系统不完善，另一方面功能过剩也会带来操作的复杂性。因此，应该把合理的、适用的功能作为追求的目标，结合具体的业务场景和工作内容配置有效的操作功能，满足不同业务对应用功能的需求。
从上述情况可以看出，科学规划和有效协调是信息化人力资源管理系统建设的重要方面。信息技术是信息化系统的前提和基础，但是科学规划、理性目标、有效协调才是信息化系统能否取得应用成效的关键，需要规划和建设信息化管理系统的人员高度重视。